Was du schilderst, klingt für mich nach ner typischen kleinen Office Anwendung, die man sich mit Visual Basic selbst schnitzt.
(ich würds jedenfalls so tun).
Du baust dir ne Eingabemaske zusammen, setzt ne freie Datenbank dahinter (Microsoft SQL Server Desktop Edition, MySQL Server, ...) und speicherst dort die jeweils eingegebenen Daten...
Dann gibts halt noch ne Abfragemaske, wo man z.B. den Namen des Kunden (oder einen Teil davon) eingibt (oder halt wahlweise auch einfach alles mit "Status offen" anzeigen lässt)... und ein Aufruf von Outlook, mit reiner Übergabe der Mailadresse (auch ein Teil des Bodies) sollte kein Problem sein...
Alternativ lässt sich sowas, ungefähr genauso rasch, mit HTML und PHP als Webapp realisieren.
Beides ist nicht schwer zu erlernen (ich rede nicht davon die ganzen Sprachen zu lernen, sondern rein bezogen auf die Dinge die du brauchst)...
Es lohnt sich also womöglich tatsächlich drüber nachzudenken, das selbst zu programmieren...
Ist nicht (in meinen Augen) nicht viel aufwendiger als mit Access.. und du bist nicht an irgendwelche Office Lizenzen gebunden.

Wenn du das also in Betracht ziehst, steht dir sicher die ein oder andere helfende Hand im Programmierforum (oder Webdev Forum, je nachdem für welche der vorgeschlagenen Technologien du dich entscheidest) zur Verfügung.

Wenn du keine Zeit dafür hast, wird dir sicher jemand sowas gegen ein kleines Entgelt machen (so wie ich das verstanden hab, musst ja eh nicht du dafür aufkommen). Würde mich da sogar selbst zur Verfügung stellen

Alternativ (oder viel mehr: auf jeden Fall) kannst du ja mal in Google "Kundenverwaltung" eingeben.. Denn mehr als das, ists ja nicht, was du brauchst.
Da kriegst du wahrscheinlich ein Haufen Shareware- bzw. Demoprogramme (eventuell auch Freeware) zur Verfügung, die du testen kannst..