Es gibt dazu offenbar gar keine geregelte Frist. Was aber aus der Rechtssprechung in etwa hervorgeht, ist folgendes: Der Vermieter kann die Kaution ohne stichhaltigen Grund drei Monate lang einbehalten, teilweise sogar bis sechs Monate. Erwartbare ausstehende Nebenkostennachzahlungen können diesen Anspruch (als stichhaltiger Grund) darüber hinaus verlängern, in den anderen Fällen (ausstehende Schönheitsreparaturen oder sonstige per Kaution zu begleichende Mängel) scheint der Vermieter nach einem Jahr zur Auszahlung verpflichtet zu sein.

Nach sechs Monaten kann der Vermieter die Kaution also mit der Begründung, dass erwartbar noch Nebenkosten nachgezahlt werden müssen, einbehalten und zwar auch über die Ein-Jahres-Frist hinaus, mit erfolgter Nebenkostenabrechnung ist er dann zur Auszahlung verpflichtet. Erfolgt die erst z.B. anderthalb Jahre später, kann er so lange Geld einbehalten. Nach den sechs Monaten steht dir als ehemaliger Mieter aber die Auszahlung des nicht belegten Kautionsteils zu. Das heißt, der Vermieter darf einen angemessenen Teil der Kaution für die Begleichung etwaiger Nebenkosten einbehalten, muss dir aber den Rest auszahlen. Als angemessener Teil gilt dabei in der Regel ein Betrag in Höhe von 4-6 Monaten Nebenkostenzahlung. Beträgt deine Kaution zum Beispiel 1000 Euro darf der Vermieter davon weiterhin 400 bis 600 Euro einbehalten, muss dir aber in der Regel nach sechs Monaten die restlichen Betrag von mindestens 400 Euro überweisen. Deine Ansprüche auf jede Form der Kautionsrückzahlung verjähren nach drei Jahren.

Das sind aber alles (außer die Verjährungsfristen) keine festen Regelungen, sondern was die Rechtssprechung der letzten rund 20 Jahre so produziert hat (ich bin kein Jurist, das ist das, was das Internet hergibt). Im Ernstfall wirst du die nächste Nebenkostenabrechnung abwarten oder klagen müssen. Was ich nicht weiß, ist, inwiefern du dich auf erfolgte Ablesungen berufen kannst. Helfen könnte es, den Vermieter mindestens einmal im Quartal freundlich aber bestimmt an deine Kaution zu erinnern.