Ganz ehrlich, ich finde, man kann sowas auch "über"denken. Das sind ja keine riesigen Veranstaltungen, bei denen man jetzt zig Sachen vorher organisieren und abklären muss (ohne hier irgendwas kleinreden zu wollen). Da außerdem Contests ja meist eh von einzelnen Personen veranstaltet werden und auch nicht so~ zahlreich sind, kann man solche Sachen denke ich getrost dem jeweiligen Veranstalter überlassen (der sich vermutlich dann eh nicht mehr an die Umfrageergebnisse hier erinnern wird).

Lässt sich auch schwer verallgemeinern: Sachen, die sehr aufwändig sind, brauchen oft mehr Zeit und damit auch etwas mehr Planungszeit im Voraus, etwa um sich ein Wochenende freizuräumen. Gamejams dagegen waren bisher meistens ziemlich spontan, sind aber eben auch darauf ausgelegt, eher kleine und spontane Sachen hervorzubringen.
Eine one size fits all-Lösung gibt es da denke ich nicht.

Sinnvoll wäre es allerdings, einfach etwas Puffer zwischen Staffanfrage und Contest zu lassen. Wenn zwei Leute gleichzeitig was vorhaben sollten ist dann ein wenig Zeit, das zu timen.