Papierloses Büro/ digitale Archiverung - Anregungen, Ideen

[Whiz-zarD]

Für eine Archivierung wurde das PDF/A-Format entwickelt.
Der Unterschied zwischen PDF und PDF/A ist der, dass PDF/A keine externen Ressourcen aufrufen darf (z.B. Bilder, die separat als Dateien abgelegt worden sind). Auch dürfen keine Videos oder Audiodateien eingebunden werden. Bei der Farbdarstellung gibt es auch bestimmte Richtlinien.
Eine Konvertierung von PDF nach PDF/A ist jederzeit ohne Probleme möglich. Gängige Office-Anwendungen bieten auch die Option die Dateien im PDF/A-Format zu speichern.

Das, was du wohl suchst, ist ein sog. Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Leider kann ich da keins empfehlen, da ich mich noch nie damit so wirklich befasst habe (habs aber immer mal vorgehabt), aber im verlinkten Wikipedia-Artikel stehen ein paar Freeware Produkte.
In der Regel werden dann Notizen und sonstige Meta-Daten im DMS erfasst, und nicht auf dem Dokument selbst, da ein Dokument eben unverändert bleiben sollte.