Was wäre der Vorteil bei der Umwandlung von PDF in PDF/A also das Format muss ja trotz der Einschränkungen irgendwelche Vorteile bieten?

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Das, was du wohl suchst, ist ein sog. Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ja ein DMS hab ich auch noch auf der Liste. Ich hatte mir da auch schon mal ein, zwei angeschaut, mit denen ich noch nicht so zufrieden war. Von anderer Stelle heißt es, dass ein DMS auch nicht unbedingt nötig ist, wenn man wenn man nicht gerade den Datenbestand eines Unternehmens hat und man durchaus auch mit einer einfachen Ordner-Infrastrutktur operieren kann. Daher will ich schauen, was da für mich persönlich besser ist.

Soweit ich weis, bietet aber kein DMS zugleich noch das nachträgliche bearbeiten von PDFs an, also das hinzufügen von weiterem Text bspw. Entsprechend dafür suche ich noch eine Lösung.