Papierloses Büro/ digitale Archiverung - Anregungen, Ideen

[KingPaddy]

Ich hab mich neulich mal umgetan und unseren heimischen Papierkram ausgemistet. Ich hab mir überlegt einen Teil davon und einen Teil des Schriftverkehrs in Zukunft hauptsächlich Online zu führen bzw. zu überführen. Daher wollte ich mal schauen, ob jemand von euch Erfahrungen damit hat bzw. ob ihr ein paar Vorschläge habt.

Meiner Erfahrung nach und auch Empfehlungen aus dem Netz nach wäre PDF da in vielen Fällen das geeignete Format, wenn es um die reine Dokumentenablage geht. Da erstmal eine Frage. Wenn ich Schreiben an Behörden usw. aufsetze, habe ich meist noch das Word-Dokument auf dem Rechner und anstatt mir wie früher immer ein zweites Exemplar für die Ablage auszudrucken, würde ich das Ding ganz einfach digital archivieren. Da sich ja eigentlich nichts mehr an dem Dokument verändern sollte, könnte ich es ja in PDF umwandeln. Oder würdet ihr empfehlen in so einem Fall das Ding als Word-Datei zu behalten?

Ansonsten bei Sachen, die erst noch gescannt werden müssen oder die bereits als fertiges PDF vorliegen (z.B. Online-Bestellbestätigungen oder digitale Rechnungen) würde/ müsste ich nachträglich gerne noch Notizen und eine Erfassungsnr. auf dem Dokument einfügen. Dazu braucht es natürlich einen entsprechenden PDF Editor. Problem: Ich hab da bisher noch keine wirkliche Freeware-Lösung finden können. Lösungen der Sorte das PDF in ein schreibbares Format umzuwandeln, editieren und wieder rückumzuwandeln, fände ich persönlich nicht so geeignet. Vielleicht habt ihr da ja eine Idee, was man da nehmen könnte.

Wenn ihr sonst noch Tipps, Vorschläge oder nützliche Tools kennt, könnt ihr die auch gerne posten.

[Whiz-zarD]

Für eine Archivierung wurde das PDF/A-Format entwickelt.
Der Unterschied zwischen PDF und PDF/A ist der, dass PDF/A keine externen Ressourcen aufrufen darf (z.B. Bilder, die separat als Dateien abgelegt worden sind). Auch dürfen keine Videos oder Audiodateien eingebunden werden. Bei der Farbdarstellung gibt es auch bestimmte Richtlinien.
Eine Konvertierung von PDF nach PDF/A ist jederzeit ohne Probleme möglich. Gängige Office-Anwendungen bieten auch die Option die Dateien im PDF/A-Format zu speichern.

Das, was du wohl suchst, ist ein sog. Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Leider kann ich da keins empfehlen, da ich mich noch nie damit so wirklich befasst habe (habs aber immer mal vorgehabt), aber im verlinkten Wikipedia-Artikel stehen ein paar Freeware Produkte.
In der Regel werden dann Notizen und sonstige Meta-Daten im DMS erfasst, und nicht auf dem Dokument selbst, da ein Dokument eben unverändert bleiben sollte.

[KingPaddy]

Was wäre der Vorteil bei der Umwandlung von PDF in PDF/A also das Format muss ja trotz der Einschränkungen irgendwelche Vorteile bieten?

Das, was du wohl suchst, ist ein sog. Dokumentenmanagementsystem (DMS)

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Ja ein DMS hab ich auch noch auf der Liste. Ich hatte mir da auch schon mal ein, zwei angeschaut, mit denen ich noch nicht so zufrieden war. Von anderer Stelle heißt es, dass ein DMS auch nicht unbedingt nötig ist, wenn man wenn man nicht gerade den Datenbestand eines Unternehmens hat und man durchaus auch mit einer einfachen Ordner-Infrastrutktur operieren kann. Daher will ich schauen, was da für mich persönlich besser ist.

Soweit ich weis, bietet aber kein DMS zugleich noch das nachträgliche bearbeiten von PDFs an, also das hinzufügen von weiterem Text bspw. Entsprechend dafür suche ich noch eine Lösung.

[Whiz-zarD]

Was wäre der Vorteil bei der Umwandlung von PDF in PDF/A also das Format muss ja trotz der Einschränkungen irgendwelche Vorteile bieten?

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PDF/A garantiert, dass die Datei immer geöffnet werden kann und auch gleich aussieht.
Angenommen, eine PDF-Datei verweist auf eine externe Datei und dann wird diese externe Datei gelöscht. Dann kann die PDF-Datei nicht mehr sachgemäß geöffnet werden.
Ein klassisches Beispiel wäre die Schriftart. Angenommen die Schriftart wird nicht in die PDF-Datei gelegt, und man möchte die PDF-Datei auf einem anderen Rechner aufrufen, die diese Schriftart nicht hat. Dies würde dann nicht gehen.
Per PDF-Standard gibt es nämlich 14 Schriftarten, die jedes Programm, das PDF-Darstellen kann, implementieren muss. Diese Schriftarten werden dann oft nicht in die PDF-Datei eingebettet, aber was würde passieren, wenn wir die Datei doch in einem Programm öffnen wollen, dass diese Schriftarten nicht besitzt? Dann kann man die Datei nicht öffnen. Bei PDF/A müssen aber die verwendeten Schriftarten eingebettet werden.

Soweit ich weis, bietet aber kein DMS zugleich noch das nachträgliche bearbeiten von PDFs an, also das hinzufügen von weiterem Text bspw. Entsprechend dafür suche ich noch eine Lösung.

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Sowas wirst du auch nicht finden, da es eben nicht die Aufgabe eines DMS ist, und es ist auch eine unsitte Dokumente nachträglich noch zu verändern.
Es ist auch nicht wirklich einfach PDF-Dateien nachträglich zu verändern, da dieses Format eine Änderung nicht vorsieht. Man muss den Text erstmal in ein anderes Format konvertieren, und das lassen sich die Firmen bezahlen.

Wenn du unbedingt so eine Lösung für die Bearbeitung von PDF-Dateien suchst, dann würde ich dir PDF Architect empfehlen. Dann musst du halt mal 60 € in die Hand nehmen.

[KingPaddy]

Sowas wirst du auch nicht finden, da es eben nicht die Aufgabe eines DMS ist, und es ist auch eine unsitte Dokumente nachträglich noch zu verändern.

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Das habe ich ja gemeint. Deswegen habe ich auch gesagt, dass ich einen PDF Editor suche. Das Programm, dass du vorgeschlagen hast, habe ich auch gefunden bei meiner Suche. Auch noch einige andere, die ähnliche Funktionen haben, aber leider auch kostenpflichtig sind, deshalb hatte ich die Hoffnung, dass es da noch was anderes geben würde.

Um Missverständnissen vorzubeugen ich will die Inhalte nicht manipulieren, aber ich würde eben gerne mit den Dokumenten das Gleiche machen, was ich machen würde, wenn ich sie in physischer Form hätte, oben zum Beispiel eine Vorgangsnr. aufs Blatt schreiben und evtl. eine handschriftliche Anmerkung. Und das hätte ich gerne optisch direkt mit auf der Seite.

[Whiz-zarD]

Um Missverständnissen vorzubeugen ich will die Inhalte nicht manipulieren, aber ich würde eben gerne mit den Dokumenten das Gleiche machen, was ich machen würde, wenn ich sie in physischer Form hätte, oben zum Beispiel eine Vorgangsnr. aufs Blatt schreiben und evtl. eine handschriftliche Anmerkung. Und das hätte ich gerne optisch direkt mit auf der Seite.

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Das kannst du auch mit Adobe Reader. Dann kannst du diese Dateien aber auch nur mit Adobe Reader öffnen.