Versuche einfach mal in M$ Excel oder LibreOffice Calc die ganzen Orte, Charaktere usw. als einzelne Tabellen (aber in einer Datei) zu speichern.
Du solltest aber auch die einzelnen Spalten einer Tabelle nutzen, z.B. bei Charaktere: Nachname, Vorname, Alter, Geschlecht, Beruf, Geburtsort, Wohnort etc.
Wenn du in Beschreibungen bemerkst dass ein Attribut oft vorkommt, dann entferne die aus den Beschreibungen und leg dafür eine neue Spalte an, wie z.B. bei Städten wo sie gegründet wurden.

Das sollte auf langer Sicht dir die Arbeit wesentlich vereinfachen und dir einen guten Überblick verschaffen, aber das Anlegen der Tabellen wird dir sehr viel Arbeit bescheren.

Neben Papyrus Autor werden wahrscheinlich auch viele Autoren dem Textsetz-System LaTeX (gesprochen "Latech", ähnlich wie "Technik") arbeiten.
Allerdings sind die meisten Editoren für LaTeX kein "What You See Is What You Get" (Word und LibreOffice Writer sind das), sondern man muss da eine Skript-Sprache zur Formatierung beherrschen.
Unter Windows ist da MiKTeX und TeXnicCenter als Editor weit verbreitet, unter diversen Linux-Distris aber TeXLive und Kile/Winefish/Latexila als Editor.