So schlau hätten auch nicht deine Eltern, sondern dein Bruder sein sollen. Es ist ärgerlich, kann ich extrem nachvollziehen, aber damit hat er schon mal die wichtigste Lektion gelernt, die man im Leben im Umgang mit Behörden und Unternehmen lernen kann:
#1 Schicke nie was weg ohne Kopie davon!
Ernsthaft. Entweder weil die es falsch machen, oder weil du später irgendwas anderes beantworten musst, und man die Steine in den Weg legt einfach weil du dir selbst wiedersprochen hast, auch wenn es was noch so wichtiges ist.
Ach ja, direkt hinterher:
#2 Immer alles Schriftlich machen. Wenn man mit jemandem telefoniert, vergisst er im Moment des Auflegens alles. Wichtiges klärt man Persönlich oder Schriftlich, am besten beides.
#3 Wenn schon Telefonisch, so IMMER nach dem Namen desjenigen den man an der Strippe hat fragen. So kann man sich hinterher darauf berufen, und den notfalls ans Telefon holen, vllt erinnert er oder sie sich ja doch daran.