Effizientere Arbeitsweise in der Verplanung von Außendienstlern - Ideen gesucht

Guten Abend an alle,

als erstes hoffe ich, mit diesem Thema hier richtig zu sein. Sollte dies nicht der Fall sein, so kann der Thread gern geschlossen und vernichtet werden.

In einem der Unternehmen, in denen ich tätig bin, habe ich u. a. viel mit Außendienstlern zu tun. Diesen Mitarbeitern werden, mit einem zeitlichen Vorlauf von 14 Tagen, über eine Software täglich die zu bearbeitenden Termine zugewiesen. Auch der Ersatz von Ausfällen wird über die Software realisiert.

Dabei gibt es genau drei verschiedene Auftragstypen, welchen unterschiedliche Fristen zugrunde gelegt werden:

• Auftrag A (maximal 20 Tage)
• Auftrag B (maximal 25 Tage)
• Auftrag C (maximal 30 Tage)

Dabei besteht das aktuelle Schema aus folgenden Schritten:

• Tag 1 - 6 -> Terminausfälle werden telefonisch angemeldet
• Tag 7 - 13 -> Terminausfälle werden per Hand postalisch angemeldet

Bei der Verplanung der Aufträge hilft dem jeweiligen Mitarbeiter eine Excel-Liste, welche den Auftragseingang vermerkt. Ab diesem Tag zählt die o. g. Frist. Sollte ein Termin abgesagt werden, so fällt der jeweilige Auftrag in die "nächsttiefere" Stufe und die Zeit beginnt von vorn.

Aufgrund gestiegener Auftragszahlen (in manchen Regionen ist die Einhaltung der Frist nicht mehr schaffbar) und erhöhter Komplexität (Welcher Mitarbeiter darf welchen Auftrag bearbeiten?) kann jeder Vorschläge, zur Effizienzsteigerung dieses Modells einbringen. Manchmal ist es m. M. n. ganz praktisch, auch Menschen zu fragen, die von außerhalb auf diese Prozesse blicken und nicht "betriebsblind" sind. Aufgrund dessen würde ich mich sehr über Antworten freuen. Gern kann ich, sollte überhaupt ein Interesse bestehen, auch weiter ins Detail gehen. Ich hoffe nur, mit diesen Zeilen ist ein grobes Verständnis meines Anliegens möglich.

Zu meinen bisherigen Vorschlägen zählen:

-> Zeitlich befristete Übernahme (2-3 Wochen) von Mitarbeitern aus einer "günstigen" Region, in ein Gebiet, welches "viele" Aufträge vorrätig hat (Innerhalb eines Bundeslandes)
-> Telefonische Terminanmeldung (Tag 1 - Tag 6); Tag 7 -> Planung über Software ohne Eingreifen des Nutzers (Auffüllen von Lücken, bedingt durch Terminabsagen); Tag 8 - 13 --> Ignorieren

Vielen Dank im Voraus.

Viele Grüße